Comment vérifier les antécédents judiciaires d’un candidat, tout en respectant le RGPD ?
L’extrait de casier judiciaire fait partie des documents qui sont susceptibles d’être demandés à un candidat au cours ou à l’issue d’un processus de recrutement.
Il contient des données sensibles qui ne peuvent être traitées que conformément aux lois nationales en vigueur, selon l’article 10 du RGPD.
Amazon l’a appris à ses dépens dans une décision récente de l’autorité de protection des données espagnole concernant le traitement systématique des extraits de casier judiciaire des livreurs salariés et indépendants[1].
Dans cette décision, l’autorité espagnole considère tout d’abord que le traitement d’un extrait de casier judiciaire vierge constitue un traitement de données sensibles, quand bien même il n’y aurait pas de condamnations inscrites sur le fichier.
Or, l’autorité constate qu’aucune loi nationale n’autorise le traitement d’un extrait de casier judiciaire d’un candidat à un poste de livreur routier de marchandises.
Les arguments d’Amazon – selon lesquels le traitement était licite car basé sur son intérêt légitime ou sur le consentement des candidats – sont ainsi balayés. Une amende d’un montant de 2 millions d’euros a donc été prononcée à l’encontre du géant américain.
Cette décision peut paraître sévère car certains arguments avancés par Amazon étaient pertinents et reflètent les difficultés auxquelles peuvent être confrontés les recruteurs.
Amazon prétendait notamment avoir un intérêt légitime au traitement, afin de s’assurer de la sécurité des marchandises et des clients avec lesquels le candidat serait en contact quotidiennement.
En réalité, il est tout à fait possible de vérifier le casier judiciaire d’un candidat en conformité avec le RGPD, même lorsqu’aucun texte ne prévoit cette faculté.
La Commission Nationale Informatique & Libertés (CNIL) rappelle que l’employeur peut vérifier l’extrait du casier judiciaire B3 lors d’un entretien si (i) cette vérification a un lien direct et nécessaire avec le poste à pourvoir et (ii) sous réserve de ne pas conserver la copie du document[2].
L’employeur devra simplement mentionner dans son fichier de gestion du personnel que la vérification a été effectuée ou non, sans préciser le contenu du casier judiciaire du candidat.
A l’inverse, si un texte national prévoit la faculté – voire l’obligation – pour l’employeur de vérifier un extrait de casier judiciaire (B3 + B2 ou B3 seulement), la copie de ce document ne doit être conservée que pendant la durée prévue par le texte. Si le texte ne prévoit pas de durée de conservation, l’employeur devra seulement vérifier son contenu pendant un entretien et ne pas le conserver.
[1] AEPD, 11 février 2022, Amazon Road Transport Spain, PS/00267/2020
[2] CNIL, Projet de guide « Recrutement » du 9 septembre 2021, Pages 75 et 76